دعنا نتحدث بصوت عال قليلا .هل لديك عدة مكالمات لا يتم الرد عليها في اليوم؟
هل يشعر عملاؤك بالإحباط لأنهم لا يستطيعون الوصول إليك بسهولة؟
هل يضطر أحد موظفي الشركة الخاصة بك إلى العمل كموظف استقبال بالإضافة إلى واجباته العادية؟..حسنا يا صديقي اعتقد أن هذا هو الوقت الذي يجب عليك التعاقد مع خدمة العملاء فيه وهو الوقت التي تظهر فية تلك العلامات الثلاث التالية:-
1- خدمة العملاء لديك لا ترقى إلى مستوى ما تريد أن تكون عليه
احدى العلامات الأولى التي تشير إلى أن الوقت قد حان لتوظيف خدمة الرد هي إذا كان لديك موظف استقبال أو عضو في الفريق غارق في عدد كبير جدًا من المكالمات. عندما يواجه موظف الاستقبال تدفقًا كبيرًا من المكالمات ويحاول البقاء واقفا على قدميه، تنخفض معايير خدمة العملاء ولا يتم الرد على معظم المكالمات
يمكن أن تؤدي خدمة العملاء السيئة أيضًا إلى تقييمات سيئة عبر الإنترنت، مما يؤدي إلى تشويه سمعتك. باعتبارك مالك شركة صغيرة أو شركة جديدة، من المحتمل أن يبحث العديد من العملاء المحتملين عنك عبر جوجل لمعرفة ما إذا كنت علامة تجارية جديرة بالثقة قبل الشراء منك. إذا وجدوا تعليقات سلبية، فسوف تفقد العملاء المحتملين.
2- أنت تكافح من أجل بناء فريق داخلي
إذا كنت تواجه صعوبة في بناء فريق داخلي، فقد يكون الوقت قد حان لتوظيف خدمة الرد على المكالمات.
أي الشركات من أي حجم، يعد بناء فريق داخلي أمرًا صعبًا ومكلفًا – ولكنه أكثر من ذلك بالنسبة للشركات الصغيرة حيث يكون لكل دولار أهمية.
وعندما تقوم بتعيين موظف بدوام كامل يأخذ إجازة أو يغيب عن يوم عمل، فإنك تعود إلى المربع الأول. من سيتعامل مع الهواتف؟ هل هناك شخص آخر في فريقك يمكنه التخلي عن واجباته اليومية لمواكبة احتياجات خدمة العملاء؟
والحل هنا يا صديقي يكمن في الاستعانة بخدمة الرد على المكالمات، ستخفض التكاليف أثناء بناء فريقك.بالإضافة إلى إن اختيار استخدام خدمة الرد بدلاً من تعيين موظف داخلي يعني أنك ستدفع فقط مقابل الخدمة والوقت الذي تحتاجه. لأن معظم خدمات الرد تتقاضى رسومًا ثابتة — وهي غالبًا ما تكون أقل بكثير من دفع الراتب.
3- أنت مشغول جدًا وتفتقد العمل
في الشركات الصغيرة، يرتدي المالك وأعضاء الفريق مجموعة متنوعة من القبعات. عندما يحدث هذا، يتم تفويت المهام وتضيع الأعمال. تكون مستويات الإنتاجية والكفاءة أقل عندما لا يكون لدى الموظف مجموعة من المهام التي يكون مسؤولاً عنها.
وبالمثل، عندما يتعين على صاحب العمل التركيز على كشوف المرتبات والعمليات ومكتب الاستقبال، فإن ذلك يستغرق وقتًا بعيدًا عن المهام الأكثر أهمية التي بين يديه.
باعتبارك مالك شركة صغيرة، يجب عليك التركيز على توسيع نطاق عملك وحضور الأحداث وإجراء الاتصالات – وليس الرد على المكالمات الواردة.عندما تشعر وكأنك غارق في مهامك، فقد حان الوقت لتوظيف خدمة الرد على المكالمات.
خدمة الرد لا يمكنها الرد على جميع مكالماتك الواردة فحسب؛ يمكنهم أيضًا التخلص من المكالمات حتى لا يضيع أي شخص في فريقك وقته في التعامل معها. ويمكنهم أيضًا تحويل المكالمات إلى الأقسام الصحيحة، حتى لا تضطر أنت وموظفوك إلى قضاء الوقت في الرد على مكالمات متعددة وتحويلها يوميًا. في يوم حافل، قد يستغرق هذا ساعات من الوقت غير الضروري.