اليوم يا صديقي ، تسعى الشركات باستمرار إلى إيجاد حلول مبتكرة لتبسيط العمليات التجارية وتحسين الربحية. ومن المجالات التي حظيت باهتمام كبير مؤخرًا الفوترة الإلكترونية.
وبالطبع يأتي مع تزايد شعبية المعاملات الإلكترونية وبوابات الدفع عبر الإنترنت ، اشتهرت الفواتير الإلكترونية بسرعة لأنة هو الحل الطبيعي للشركات التي تتطلع إلى تبسيط عملياتها وخفض التكاليف.
ليس من المستغرب عندما تتمكن الشركات من توفير ما يصل إلى 90% من تكاليف المعالجة عن طريق التحول إلى الفواتير الإلكترونية.
لذا يا صديقي اعتقد انة يجب عليك معرفة ما هي الفاتورة الالكترونية؟ بالإضافة إلي لماذا يجب عليك العمل بها؟
1- ما هي الفاتورة الإلكترونية؟
الفوترة الإلكترونية هي أداة عمل تقوم بأتمتة عملية الفاتورة بالكامل . يتم إنشاء الفواتير والمستندات المحاسبية الأخرى وتخزينها وإرسالها عبر الإنترنت. كما يتم إجراء المدفوعات عبر الإنترنت ، إلى جانب المحاسبة وتخزين السجلات.
إن أنظمة الفوترة الإلكترونية آمنة وسريعة ودقيقة، مما يجعلها خيارات جذابة للشركات. وتعتبر حلول برامج الفوترة الإلكترونية أحد الخيارات المتاحة. وسوف يعمل حل الفوترة عبر الإنترنت على تعزيز الكفاءة والحد من الخطأ البشري. وفي الوقت نفسه، سوف يعمل على تبسيط نظام الفوترة والمحاسبة الخاص بك.
2- ولماذا يجب عليك العمل بها في عملك؟
في هذا العصر الرقمي، تكتسب الفواتير الإلكترونية شعبية متزايدة – دعني أخبرك الأسباب:-
1- كفاءة
يتيح لك التحول إلى الفوترة الإلكترونية تعظيم كفاءة عملك، وتقليل تكاليف القوى العاملة المرتبطة بالعمليات اليدوية. وهذا بدوره يمنحك الفرصة للاستثمار في جوانب أخرى من الشركة.
بمجرد تنفيذه، يصبح الفوترة الإلكترونية سهلة الاستخدام ومريحة. يمكن إرسال واستقبال المستندات المحاسبية مثل أوامر الشراء والفواتير من أي تطبيق محمول أو سطح مكتب. ويشمل ذلك أجهزة الكمبيوتر المكتبية أو الهواتف المحمولة أو الأجهزة اللوحية.
2- تحسين التدفق النقدي
لا شك أن تحسن تدفق الأموال النقدية إلى عملك أمر جيد! وهذا نتيجة مباشرة لانخفاض الأخطاء البشرية. كما تم تبسيط عملية إصدار الفواتير، مما أدى إلى تقليل وقت المعالجة والنزاعات المتعلقة بالدفع . كما تعمل سرعة إصدار الفواتير والتحقق التلقائي من الفواتير على زيادة الربحية.
3-خفض التكاليف
إن الفواتير الإلكترونية أرخص بكثير من الفواتير الورقية والرقمية. فلا حاجة لشراء الفواتير الورقية أو دفع رسوم البريد لارسال الفواتير المادية إلى العملاء. في الواقع، يمكن أن توفر الفواتير الإلكترونية ما يصل إلى 80% من تكلفة معالجة الفاتورة الورقية.
كما يتم تحقيق المزيد من التوفير من خلال تقليل الوقت اللازم لإدخال البيانات في الحسابات. وحتى الفوترة الرقمية تتطلب إدخال البيانات من قبل شخص ما – في حين أن الفوترة الإلكترونية لا تتطلب ذلك، مما يقلل من تكاليف الموظفين.
4- إزالة الأخطاء
عند التحول إلى نظام الفوترة الإلكترونية، تكون الدقة مضمونة تقريبًا. المجال الوحيد للخطأ هو أثناء مرحلة إنشاء الفاتورة يدويًا. وحتى هذا يمكن دعمه من خلال الأتمتة.نظرًا لأن نظام الفوترة مُحوسب بالكامل، فإن البيانات التي تنقلها دقيقة ومضبوطة. والنتيجة هي حسابات متوازنة تمامًا !
5- صديق للبيئة
مع الفوترة الإلكترونية، تختفي الحاجة إلى الورق. وكما نعلم جميعًا، كان لإزالة الغابات تأثير ضار للغاية على البيئة، لذا فإن أي نظام يقلل من هذا التأثير يعد ميزة إضافية. كما أنه من الرائع لصورة علامتك التجارية أن تُظهر للعالم أنك شركة صديقة للبيئة ولديها ضمير اجتماعي!
يمكن أن توفر الفواتير الإلكترونية أيضًا للشركات بيانات ورؤى مالية قيمة يمكن الوصول إليها بسهولة من خلال الصور المالية التفاعلية . سيمكنهم ذلك من اتخاذ قرارات أكثر استنارة بشأن عملياتهم.
يمكن أن يكون هذا النوع من البرامج مفيدًا للشركات التي ترسل عددًا كبيرًا من الفواتير. مثل شركة تنسيق الحدائق التي يتعين عليها إدارة العديد من فواتير تنسيق الحدائق كل شهر.